Rédiger un cahier des charges pour la création de son site internet : mode d’emploi

Vous avez un besoin de développement de site internet ? Avant de vous lancer dans ce projet de création, seul ou avec une agence web, il vous faut définir des objectifs et un plan de route : le fameux cahier des charges de votre site internet. Il vous permettra de coucher sur le papier (façon de parler, on lui préfère bien sûr sa version digitale!) toutes vos idées et les points clés de votre projet. C’est également un élément indispensable de votre appel d’offres si vous compter en faire un.

D’une manière générale, même si nous traitons exclusivement le cahier des charges liés à la création d’un site internet, les cahier des charges ne sont pas réservés aux sites web. Vous trouverez un cahier des charges dès lors que vous souhaitez cadrer la réalisation d’une tache par un tiers, comme pour un producteur bio, ou la construction d’un immeuble. Dans cet article, je vous propose de revenir sur l’utilité de rédiger un cahier des charges et sur les principaux points à aborder dans ce document.

Pourquoi rédiger un cahier des charges ?

L’objet d’un cahier des charges comprends de nombreuses clauses, informations et présentations diverses permettant à un prestataire de faire une analyse du projet d’un prospect, pour en déterminer chaque enjeu, risque et challenge liés au cahier des charges

Qu’est-ce qu’un cahier des charges ?

On parle de « cahier des charge » (ou de CDC) par abréviation du terme « cahier des charges fonctionnel » (CdCF). Et cette notion de « fonctionnel » a son importance dans l’approche de la rédaction d’un cahier des charges, car c’est bien là le but de la démarche : détailler toute les fonctions souhaitées pour son projet de manière pragmatique et pertinente.

Par définition, Le cahier des charges fonctionnel (CdCF) est un document formalisant un besoin, en détaillant les fonctionnalités attendues d’un produit ou d’un service ainsi que les contraintes (techniques, réglementaires, budgétaires, etc.) auxquelles il est soumis. (Définition Wikipedia).

Autrement dit il s’agit de rédiger dans un cadre précis, le besoin exprimé par le porteur de projet. Il est donc la fiche de route des prestataires intervenants sur le projet. Plus le projet est long et complexe, plus le cahier des charges sera un document indispensable de référence. Néanmoins, même pour un petit site vitrine il peut être intéressant de réaliser un cahier des charges, cela permet de cadrer les nombreux éléments que nous abordons dans cet article.

Pour les petits projets web, il existe quelques sites offrant des générateurs de cahier des charges pour la création d’un site internet, vitrine ou e-commerce. Vous trouverez notamment :

• Le Générateur de cahier des charges proposés par notre équipe
• Le générateur de cahier des charges proposés pour Le Site Français

A quoi sert un cahier des charges, notamment dans le cadre de la création d’un site internet ?

Un cahier des charges doit remplir les objectifs suivants :

• Définir le contexte et le périmètre du projet : situation de l’entreprise, activité, marché, problématique, etc. ;
• Notifier les objectifs du projet et les critères qui permettront de le considérer comme réussi, tant en quantité qu’en qualité ;
• Exprimer le besoin du client en terme de fonctionnalités et contraintes (budget, délais, historique, etc).

Un cahier des charges bien documenté, c’est l’assurance d’un travail de qualité.

Le cahier des charges est l’élément structurant de votre projet web. Le cas échéant, le cahier des charges de votre site internet possède également une valeur juridique en cas de conflit avec votre prestataire.

Sous quelle forme rédiger son cahier des charges ?

Word, Excel, Powerpoint… Le cahier des charges peut se présenter sous différentes formes mais en général il est rédigé sur un document Word, et intègre les tableaux et schémas nécessaires. Ainsi il prend la forme d’un document contractuel et détaillé. Selon le format du projet, il peut aller d’une quinzaine à une centaine de pages.

Quels éléments intégrer dans le cahier des charges de votre site internet ?

Pour illustrer un cahier des charges, voici un exemple de plan à mettre en place dans le cadre du développement d’un site web vitrine (hors e-commerce). Dans son ensemble, faire un cahier des charges fonctionnel rappelle toutes les étapes du projet et précise les attentes ainsi que les caractéristiques du site.

• Présentation de projet web

L’entreprise et son marché

La première partie du cahier des charges est dédiée à la présentation de votre entreprise et au cadrage de votre projet. Vous y décrivez les détails de votre activité, l’ancienneté de l’entreprise, le nombre de salariés, votre cible etc.

Pensez à préciser la cadre dans lequel vous évoluez, c’est-à-dire votre marché et notamment (très important), vos concurrents (nommez de 3 à 5 concurrents). Attention, vos concurrents traditionnels ne sont pas toujours les mêmes que ceux sur le web, alors pensez à faire préciser la distinction !

Le contexte du projet

C’est le moment de détailler vos objectifs et les solution envisagée avec votre prestataire. Quand on parle d’objectif, on parle de finalité. Par exemple, votre objectif pourra être de « développer l’activité commerciale de l’entreprise », « augmenter sa visibilité sur internet », ou encore « améliorer la qualité de la navigation et de la transmission d’information sur le site internet » (dans le cadre de la refonte d’un site existant).

Ainsi, votre agence prestataire complètera le cahier des charges avec la stratégie à adopter, c’est-à-dire en listant les leviers qu’elle compte utiliser pour atteindre ces objectifs. Transmettre votre cahier des charges à une seule agence web, autrement dit une demande de proposition commerciale, consiste à réaliser dse appels d’offre , au singulier, alors que la publication de votre cahier des charges constituerait un appel d’offres. Mais cette précision est seulement technique à titre informatif. En réponse aux exemples d’objectifs énoncés ci-dessus, on pourra donc proposer des solutions du type « Création d’un site internet moderne, avec une navigation intuitive et adaptée à tous les supports de consultation », ou encore «  Elaboration et mise en place d’une stratégie SEO (référencement naturel) optimisée » ( toujours à titre d’exemple, et si vous souhaitez en savoir plus sur le rôle d’une agence seo).

L’existant

Vous ne partez peut-être pas de zéro dans votre projet. Aussi, il est temps de préciser ce qui est déjà en place et ce qui va être pris en charge par votre prestataire. Le projet va-t-il nécessiter un Audit préalable ? Existe-t-il déjà un site internet (si oui, en préciser l’url) ? Disposez-vous déjà d’un logo, d’une identité visuelle, d’une charte graphique et de ses déclinaisons ? Avez-vous déjà acheté un nom de domaine pour votre site ? Disposez-vous de comptes professionnels sur les réseaux sociaux (si oui en préciser les identifiants) ? Avez-vous déjà inscrit votre activité sur Google My Business ou sur un compte Pages jaunes ? Disposez-vous d’un compte Adwords ? Avez-vous installé et configuré un compte Google Analytics ? Où votre site actuel est-il hébergé ? Avez-vous déjà un projet d’hébergement pour le site à construire ?

Autant de questions qui permettront de définir les tâches à attribuer à votre agence web prestataire.

Le comité de pilotage

Il est essentiel de définir qui sera la personne en charge du projet dans votre entreprise, en lien avec votre agence digitale. Celle-ci sera l’interlocuteur principal, décisionnaire, et garante du bon déroulement du programme. Prenez donc soin de détailler les acteurs (en précisant leur contact : Rôle, Nom, Prénom, email, téléphone), tant de votre côté que de celui de l’agence.

Sans oublier de préciser les coordonnées de la personne en charge de la facturation, si elle diffère de la gestion de projet.

Le Web Design

Maintenant que le périmètre de votre projet, ainsi que ses acteurs sont bien définis, il est temps de se projeter dans la construction de votre site internet, de votre site e-commerce ou encore de votre application mobile. Voici les étapes incontournables qui doivent être abordées et définies avec votre agence :

Charte graphique et ambiance du site

Une fois que vous aurez défini le « qui fait quoi » en terme de développement graphique, définissez l’orientation que vous souhaitez prendre et listez les éléments à développer pour votre charte graphique. Elle peut contenir, par exemple : un logo, ses déclinaisons, un code couleurs, une typographie de police, etc. Il est alors temps de penser à toutes les déclinaisons dont vous pourrez avoir besoin dans le cadre de votre activité, online comme offline, avec peut-être des documents « print » à développer de type plaquette, flyers, mailings papier, cartes de visite, etc..

Arborescence

L’arborescence est un élément majeur à définir en amont de votre projet de site web. Par « arborescence », on entend la définition de l’architecture qui permet d’organiser et de structurer le contenu du site. Elle s’étudie dans une démarche d’optimisation de l’expérience utilisateur et constitue la base de la bonne navigation des visiteurs sur votre site. Une fois l’arborescence définie, validez avec votre agence prestataire le nombre de page du site, le nombre de « modèle de page », c’est-à-dire les structures communes à plusieurs pages.

Précisions sur le contenu

Une fois les thèmes des pages et leur construction validées, il est désormais temps de préciser les contenus que vous souhaitez voir apparaître. Pour chacune des pages, listez les principales informations (titres) et classez-les par ordre d’importance.

Maquettage

Il est essentiel de formuler le processus de maquettage de votre site internet dans votre cahier des charges. Notez-y les étapes de développement et les éléments à valider.

En général, la première étape du maquettage est le Wireframe. Il s’agit de la maquette fonctionnelle des pages modèles qui permettent de :

• Se représenter rapidement la structure hiérarchique de l’information (grosseur des différents niveaux de titres, contenu principal), le design de la navigation du site (menus, boutons, formulaires, calls-to-action) et le design de l’interface (disposition des éléments visuels, de l’entête, du pied de page)
• Vérifier que toutes les fonctionnalités soient présentes et à la meilleure place
• Anticiper le contenu à créer (textes et visuels)
• Prévoir le développement de l’interface

L’étape suivant consiste à développer les Webdesigns des pages web (dont la liste doit être précisée). Les Webdesign sont conçus à partir des wireframes auxquels sont ajoutés les couleurs, typos, et visuels de votre charte graphique web. Ils permettent d’avoir une vision réaliste du projet web.

Principes d’ergonomie

Dans cette partie, il convient de préciser les objectifs à atteindre en terme de facilité de navigation pour les utilisateurs du site, la hiérarchie des éléments et autres détails qui vous sembleront utiles de noter.

 

• Les contenus du site web

Définition et répartition des contenus

Dans la continuité des étapes du projet, c’est au tour de l’intégration des contenus du site.

Branding, identité visuelle, titres & structure des textes, création des contenus textes, création (et/ou optimisation) des contenus multimedia, etc… Dans cette partie, listez les éléments nécessaires et définissez qui fournit quels éléments (ou quelle prestation) entre vous et votre agence.

Administration des contenus

Vous souhaitez pouvoir ajouter vous-même des contenus (textes, visuels, articles de blog, etc.) pour entretenir votre site ? Précisez-le dans votre cahier des charges et prévoyez des accès administrateur et/ou rédacteur.

 

• Description fonctionnelle des attentes

Selon le type de site que vous développez, des fonctions additionnelles peuvent être envisagées. C’est à ce stade du cahier des charges qu’elles doivent être précisées.

Détaillez, par exemple :

• le contenu du(des) formulaire(s) de contact que vous souhaitez intégrer ;
• le nombre de langues dans lesquelles vous souhaitez traduire le site (en précisant la nature des langues et les pages concernées).
• les outils de suivi installés et paramétrés par votre prestataire ( Google Analytics, etc)

 

• Caractéristiques techniques du site internet

A ce stade du cahier des charges de création d’un site internet, il est temps d’entrer dans les détails techniques du développement de votre site internet. Dans cette partie, votre agence précise notamment :

• La technologie qu’elle va utiliser pour le développement du site (utilisation de CMS ou non, si oui lequel),
• L’hébergement et le nom de domaine choisis,
• L’intégration de systèmes tiers (comme la liaison avec des plateformes de réservation, des annuaires en ligne, etc).

 

• Maintenance web

Développer un site c’est bien, mais il faut penser à long terme pour maintenir et mettre à jour son outil. Il est donc essentiel de contractualiser auprès votre agence la prestation qu’elle fournira en terme de maintenance. Définissez ensemble ce qui est inclus ou non dans votre contrat de base et le volume d’heures annuel à prévoir pour que votre prestataire mette à jour votre site et le maintienne en bonne santé.

 

• Légal

Il est très important de définir la propriété du site et de ses contenus, autrement dit, à qui appartient votre site, ses images, graphismes, et autres éléments textuels une fois le site livré. La création de sites web, c’est un métier et ces détails n’en sont pas. Pensez à préciser dans cette partie les accès qui vous seront fournis pour administrer votre site.

 

• Calendrier et Modalités de paiement

La dernière étape de la rédaction de votre cahier des charge doit définir le planning du projet, en précisant les rendez-vous clients ou les périodes de validation qui impliquent votre intervention.

Enfin, terminez votre cahier des charges avec la partie budget, les modalités de paiements et votre échéancier le cas échéant.

Le cahier des charges de votre site internet EN BREF

Un cahier des charge est essentiel dans le développement de votre site internet. Il est la ligne directrice de votre projet web. Aussi, n’hésitez pas à y intégrer tous les éléments qui vous semblent essentiels pour échanger au mieux avec votre agence prestataire. Pour la plupart de ses clients, l’agence Orbiteo prend soin de n’oublier aucun détail dans sa rédaction, afin assurer le bon déroulement de chacun des projets de A à Z.

Vous souhaitez créer votre site web et vous êtes à la recherche d’un exemple de cahier des charges ? Contactez nos consultants pour une étude de vos besoins et la transmission de votre modèle de cahier des charges. Prenez le temps de poser les bonnes questions, le prix c’est important, mais des résultats, un partenariat, c’est mieux !